収納術

誰でも簡単に書類の整理を手短に終わらせる方法6つ

年末にかけて、大掃除は11月の最終週から土日を利用して、こまめに終わらせるようにしています。どうも、ゆず(@yuzuiro_com)です。

先日、こんな質問を質問箱からいただきました。

『書類の整理が苦手です…ゆずさんは書類をどのように整理・保管していますか?』

書類の悩みは、私たち主婦と切っても切れない仲。

ゆず
ゆず
書類の整理と整頓についての質問ですね。私が心がけている書類の整理をもとにアドバイスさせてもらいますね!




とにかく書類の整理が苦手な人の気持ちがよくわかる

子供がもらってくる行事の頼り、自治会の会合やレジャーの手紙、ポスティングで入ってくるチラシに、自分や夫の仕事の書類……。

とにかく、見渡せば書類って、実に多く存在しています。

「あとで見る」と言いつつ忘れて、そのまま放置。

その場で、重要なのかどうか判断できずに「大事な書類を捨ててしまったら怖いから」と何年も放置していたりしませんか?

しかし、書類だって立派なゴミと化すんです。

本当に必要な書類が、すぐにパッと取り出せない。これってすごく、ストレスです。

一昔前まで、私もとにかく書類に悩まされていたうちの一人。

今では欲しい書類にすぐに目を通すことができます。

今回は、そんな書類の整理・保管にスポットライトを当ててみましょう!

ゆず
ゆず
膨大な資料や書類から本当に欲しい情報が取り出せないストレスったら……
るい
るい
家族の情報を統括しスケジュールを把握する主婦ならではの悩みでもあるにゃ

項目別!わかりやすい書類の整理と保管のフロー6つ

おそらく書類整理・保管が苦手な人は、『その書類にマッチする収納を見つけていないだけ』だと私は思っています。

書類によって、「都度に会社で見返す重要書類」や「申し込み用紙がついているチラシ・学校の手紙」に「家計簿をつけるときに必要だから、ちょっと取っておきたいレシート」など役割があります。

書類は知りたい情報や忘れてはならないタスクなどが書かれているのが、本来の役割なわけです。

取っておくべき書類は“そのような役割の書類しかない”ので、その見返す頻度や重要度、どこで見返すかが大事になるのです。

「書類だから、取っておこう」という考えは、やめましょう。

そこで、私がやっている、6つの書類の整理・保管!項目別フローを紹介します!

るい
るい
これは俺っちの大事なおやつのチラシだから後で見返すために取っておく!
ゆず
ゆず
その“後で”が来ない時もあるし、後でみやすく工夫をするまでが書類の整理と保管です!




こまめに見る書類は冷蔵庫がやっぱり便利

「税金の納入書や夫のシフト表はよく見るんだよね…」とか、「子供の懇談会の申し込み書も期日が近いから、取り出しやすいところに置きたい」と思うことありませんか?

そうなると、主婦の城である「冷蔵庫」に目がいきますよね。

でも、あれこれマグネットでとめると、風で落ちたりインテリアの景観を乱したりします。

これが冷蔵庫のデメリット。

冷蔵庫に保管したい書類は、「すぐに取り出したいもの」と決めましょう。

そして、冷蔵庫用のマグネットがついたファイルがあるといいですね。

私が使っているこの冷蔵庫用のファイルは、マグネットがついておりA3の書類も見開きで入れられるのがポイント高し。

これだけの省スペースなのに、驚くべき書類をためておけるのが主婦的にありがたいです。

ゆず
ゆず
私が全速力でキッチンを駆け抜けても、風でなびくこともないのがポイント高い
夫
多分キッチンはそんなに走らないけどね
ゆず
ゆず
・・・・(ゴクリ)

カテゴリ別だから増える!家族の名前ごとに管理を

書類の整理をするときに「これは大事な書類」とか「いらない書類」と分けますよね。

そして、大事な書類の中からカテゴライズすると思います。

「住宅ローンの大事な書類」とか「保険証券」「取扱説明書」なんて具合に。

これだとファイルが何冊あっても足りないですし、おそらくファイルの後ろ側が空きます。

ファイルだけが増えて、コストもかかってしまいますし収納スペースも多く必要とします。

したがって、私は「家族」「夫」「私」「長男」「次男」で分けています。

(一部抜粋した家族の名前別・百均のファイル♪)

例えば住宅ローンなどは、家族全体に関与する書類なので「家族」というファイルに入れています。

夫の給与明細などは、私の生活にも関係ありますが(笑)「夫名義」なので「夫」ファイルに、とじています。

長男と次男は、それぞれに学資保険の書類が入っていますし、その保険証券類も入っています。

保育園の行事一覧表は、子供代表として「長男」のファイルにとじています。

ちなみに月の園だよりは、先ほど説明した「冷蔵庫のファイル」にとじており、月が終わったら捨てています。

これら5つのファイルに関しては、取り出しやすい一階リビングの収納庫にラベリングして収納していますよ!

取扱説明書は、操作が単純なものに関しては捨てます。

今の時代は、インターネットで取扱説明書がダウンロードできることも多くあるので、その説明書がネット上に存在していたら捨てることを考えましょう。

保証書だけ、「家族」のファイルに保証書というインデックスをつけて家中の家電の保証書を綴じ込んでいます。

インデックスは、ガーリーテプラを使っていますよ!可愛いシールができて、満足度高いです!

外出先でみる書類はスマホで写メって!

外出先で小まめに見たい書類もありますよね。

例えば、「長男の入学準備の必要物品一覧表」とかです。

この紙を見ながら買い出しをするのに、家においておく必要はありません。

スマホで撮影して、スマホのフォルダで管理します。

買い出しが終わったらデータを削除でOK。

出先でもファイルを開く必要がないですし、必要物品をメモに書き出す必要がありません。

子供がぐずっていても、片手で見返すことができます。実に便利!

ちなみに「バスの時刻表」などもスマホで管理していい部類でしょう。

「外に出るときに必要な書類は、スマホで管理」と認識するのがいいと思います。

レシートなど多数の書類はファイルに投げ込む式でOK

ゆず
ゆず
家計簿をつけたいからレシートがほしい!

と、レシートを溜め込んだままにしていませんか?

それは家計的にも、書類の収納・保管的にもやってはいけないご法度です。

(セリアの蓋つきボックスは、これだけシンプルで蓋つき110円♪)

レシートは、特定のファイルに投げ込む式がいいでしょう。

日付やカテゴリ別にレシートまで管理しようとすると、疲れて収納が億劫になります。

百均のシンプルな蓋つきボックスを買ってきて、投げ込む式でも全然ありです。

「いずれ捨てるけど、いっときは必要!」というものは、投げ込む式がハードル低くてオススメです。

最終手段としては、アプリの家計簿にすると、その場でレシートを読み込んでくれる機能もあります!

私は、その場でスマホにて手打ち入力しているので、レシートはいらないです。

夜にスマホアプリ家計簿に記入しまして、一括でレシート捨てるように心がけています(笑)。

チラシはいらないからゴミ箱・クーポンだけ財布へ!

ポスティングで入ってくるチラシは「いらない」ので、ゴミ箱に捨てます。

しかし、節約主婦として“たま〜〜〜〜に”魅惑的なクーポンがついていて、捨てるのを躊躇うこともあるでしょう。

そんな時は、チラシ自体を捨ててしまい、クーポンだけ切り取って財布にしまいます。

「クーポンという紙を維持する必要がある(スマホ画像管理が不可)」というのと「使うのは外である」という事実から、財布に“クーポン用のスペース”を作るようにしています。

ちなみに、私はアフタヌーンティーのポシェット財布を愛用しています。

ハイブランドな財布もオトナ女子として気になりますが、区切りが多くて底が深いので機能面でやみつきです。

一番手前がクーポン用のお部屋です。小銭は底が深いので、草津で購入したがま口のコインケースをを入れています。

食べ歩きの時はコインケースだけポッケに突っ込んで手ぶらしたりしています(笑)。

カードは、セリアのキキララのカードケースを入れて、すぐに取り出せるようにしています♪

半年に一回は書類を見返す!“見返したくなる”を優先に考えるべし

どんなに書類を整理・保管したところで、収納には限りがあります。

半年に一回は書類を見返すようにしましょう。

まずは、その「めんどくさい」というハードルを下げるべく、「書類の整理・保管を見直す」を徹底してください。

だいたい「住宅ローンの契約」などは見返すことはあんまりありません。

そして、更新が必要な書類でもないので捨てることもないでしょう。

変わらない事実のまま「捨てられない書類」として、取っておくことになるのでインデックスで「住宅ローン契約書類」と書いておけば、そのポケットは見直す必要はありません。

このように、「半年ごとに見直しが必要」「これは数年そのまま保持」というのを判断できるようにしておくと半年ごとの書類見直しも面倒に感じません。

長男や次男のファイルには保育園の行事で、毎年変わるような書類が入っています。

このような書類は、半年に一回のタイミングで捨てます。

「その時大事だったけれど、今はもう必要ないもの」って意外と多かったりします。

保険を吟味して選ぶために取り寄せたカタログも、大本命の保険契約が終われば用済みです。

また保険を見直すタイミングで取り寄せればいいことですから、潔く捨てましょう。

どうしてもその整理のタイミングで「まだ迷うけど、半年後の書類整理まで保管しないとおもう」と考えるものは、A4ファイルに「とりあえず保持」として残しておきましょう。

そして、一ヶ月後にまた中身を確認して捨てるといいでしょう。この一ヶ月後の日はスケジュール帳に書き込んで予定を立てといてくださいね。

書類の断捨離の基本的な心構えとして、「この半年間、見直すことがあったか?」ということや「ここに書かれている内容は、時期や重要度は今も見直すべき内容か」ということを考慮します。

めでたく厳しい審査を通過して、また半年間で保持するものは、冒頭で述べた「家族ファイル」or「家族名前別ファイル」に綴じこむといいですよ。

ゆず
ゆず
書類の整理をする時は、潔く。未練を残さないで!




書類の整理・保管でのポイントは“使う場所”と“重要度”です

書類の整理・保管をする上で大事なのは、

  • いつ取り出すのか
  • その内容はどのくらい重要か
  • 今の自分や家族に関係あることなのか
  • 使う部分があるとしたら、そこだけ切り出す

が、大事になります。

るい
るい
俺のおやつのクーポンがあるから、このチラシはまるごととっておくにゃ!
ゆず
ゆず
クーポンだけ財布に入れておけばいいと思うけど…

という工夫で、大幅に収納を減らすことができるでしょう。

外で見返すものをバッグに入れずにスマホで管理する手段も、書類を増やさずに済む方法です。

本当に必要な書類だけを残すためのポイントとしては、「どうでもいいレベル:★★」までは、省スペースで管理できる方法を考えてみましょう。

書類だけに止まらず、全ての整理・保管に言えますが、「使う場所はどこか」「必要なのか」などを考えておくと、余分なスペースや動力を使うことなく時短を叶えることができますよ!

ABOUT ME
yuzu
25歳、ゆとり世代のママはフリーライターになりました。元・フルタイムの介護職経験から介護の実情にも詳しい。離婚を経てステップファミリーへ❤︎日々の【年子育児】の様子、時間がないながらも自分も楽しみたい!と趣味も。多くの経験からあらゆる恋愛に対しての助言と働き方についての執筆を得意とするコラムニスト♪( ´▽`)

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